Kaufmännische Sachbearbeitung & Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) (Schwerpunkt Personal & Auftragsabwicklung)

Du bist ein Organisationstalent mit Blick fürs Ganze? Du arbeitest gerne eigenständig, denkst mit und willst mehr als nur verwalten? Dann passt du perfekt zu uns!

Standort: Heidelberg
Vollzeit (38,5–40,0h) 
Start: nach Vereinbarung

Deine Aufgaben

• Personalmanagement (sachbearbeitend): Du pflegst und prüfst Zeiterfassungsdaten, Urlaubs- und Krankmeldungen und bereitest die Lohnabrechnung vor.
• Finanzen & Buchhaltung: Buchhaltungsvorbereitung (DATEV), Prüfung und Zuordnung von Belegen, Unterstützung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Auftragsabwicklung: Du legst Aufträge an, koordinierst Termine, kümmerst dich um den Materialeinkauf, erstellst Rechnungen und unterstützt im Mahnwesen.
• Büroorganisation & Sachbearbeitung: Du verwaltest Mitarbeitenden- und Kundendaten, bearbeitest
• Versicherungsangelegenheiten und führst die Korrespondenz mit Geschäftspartnern.
• Assistenz der Geschäftsführung: Aufbereitung von Unterlagen und Daten, Unterstützung in organisatorischen
• Projekten und zeitweise Vertretung der Geschäftsleitung.
• Kommunikation: Du bist freundlich und professionell im Kontakt mit unseren Mitarbeitenden, Kund*Innen und Lieferanten – telefonisch, schriftlich und persönlich.

Dein Profil

• Abgeschlossenes Studium im wirtschaftlichen Bereich oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung
• Sehr gute EDV-Kenntnisse und eine schnelle Auffassungsgabe für neue Programme
• Kenntnisse in Buchhaltungs- und Personalprozessen (z. B. Lohnvorbereitung, Zeiterfassung)
• Erfahrung in der Auftragsabwicklung
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Erfahrung mit DATEV und ERP-Systemen
• Strukturierte, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise mit hoher Selbstorganisation
• Diskretion, Teamfähigkeit und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen

Wir bieten dir

• Eine vielseitige Aufgabe zwischen klassischer Sachbearbeitung, Auftragsabwicklung und Assistenz der Geschäftsführung
• Attraktive Vergütung nach Qualifikation und Erfahrung
• Zahlreiche Zuschüsse & Benefits:
  - Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  - Lebensarbeitszeitkonto
  - Vermögenswirksame Leistungen
  - SpenditCard (Sachbezug)
  - Finanzielle Unterstützung bei Kita-Kosten
  - Fahrtkostenzuschuss (Hin- und Rückweg zur Arbeit)
• Gezielte Weiterbildungen – fachlich und persönlich
• Moderne Arbeitsweise, digitale Tools, klare Prozesse und kurze Entscheidungswege
• Familiärer Umgang mit professionellem Anspruch
• Wir freuen uns, dich täglich persönlich bei uns im Büro zu haben – denn unser Team lebt vom direkten Austausch miteinander sowie mit unseren Kund*innen und Lieferanten.
• Möglichkeit einer 4-Tage-Woche
• Und einiges mehr – überzeuge dich bei einem persönlichen Treffen von unserem Betrieb